会計ソフトの使用方法と注意点

勘定科目の設定が必要になる

これまで経理を手作業でしていたり表計算ソフトを使って行っていたりしていたかもしれません。表計算ソフトならそれなりに効率的に処理ができますが、専門的な処理や法的な手続きもあるので、できれば専用ソフトを使った方がいいでしょう。どのソフトを使うときにも最初にしないといけないのが勘定科目の設定です。日々の取引を仕訳で表現していきますが、その時に使う科目の登録です。一応それぞれのソフトで初期設定があるので、その設定で大抵の科目は対応できます。しかし、わかりやすさや、より細かく分けた方がいい時もあります。銀行の科目なら銀行ごと、支店ごとに分けた方が管理がしやすくなるので、それぞれで別途科目を作って設定するのが良いでしょう。

バックアップの仕組みをどうするか

パソコンを利用するときに気にしないといけないのが、パソコンそのものが動かなくなったりデータが破損した時の対応です。多くのパソコンはハードディスクでデータが保存されています。ハードディスクは故障しやすいので、いつ故障しても対応できる体制が必要です。会計ソフトを使うときも、せっかくデータを記録しているのに故障すれば使えなくなってしまいます。ハードディスクへの記録と別の媒体への記録をしておくと良いでしょう。クラウドタイプのシステムだと、バックアップをあまり気にする必要はありません。システムがクラウド上から提供され、さらにデータの保存もクラウド上に置かれています。データが破損したり失われたりするケースがほとんどありません。